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時間を作るためのメール術

最近忙しい時期が続いていたこともあり、時間の使い方をもう少し正そうと思い参考にしたのがこちらの本。 上手に時間管理を行うアイデアが紹介されていますが、その中でも一番参考になったのがメール術になった。ポイントは、以下の3点だと思います。

  • メールの通知をオフにする
  • メールチェックは1日3回まで
  • 受信フォルダは空にする
1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣

  • 作者:ケビン・クルーズ
  • 出版社/メーカー: パンローリング株式会社
  • 発売日: 2017/08/05
  • メディア: Kindle版
 

 

メールの通知はオフにする

自分の時間を確保するためには、あらゆるアラートをオフにすることがおすすめであり、新着メール受信のアラートもオフにするべきであるとのこと。アラートが表示されると、ついにメールを確認してしまいたくなり、集中力が途切れてしまいます。

 

多くの企業で導入されているOutlookの場合、デスクトップへのポップアップ表示、タスクバーへのアイコン表示、音で知らせる、マウスポインターが変わるという4種類のアラートがあります。基本的には全部オフにすることがおすすめですが、どうしても急ぎで返信しないといけない相手(重要取引先など)に対しては、仕分けルールを用いて特定条件に該当する場合のみ通知を出すということも可能です。

stakiran.hatenablog.com

 

また、そもそもメールソフトを閉じておくというのも、通知から逃れる手段として有効かもしれない。

メールチェックは1日3回まで

本書ではメールチェックを「3210方式」で処理することをおすすめしています。これは、メールチェックは1日”3”回(朝昼晩)、1回のメールチェックは”21”分とし、この間に受信フォルダのメールを”0”にするというもの。

 

このような数値目標を決めてゲーム感覚でメールを処理していくと、効率よくメールを処理できるとされています。

受信フォルダを空にする

上記の「3210方式」にも出てきましたが、メールチェックは受信フォルダが空にするようにします。このときも、各メールに対する対処は決まっていて、

  • すぐに返信する
  • 人に任せる
  • 後でやる(案件フォルダなどにメールを移す)
  • 削除する

の4つのうちのいずれかを瞬時に適用していくだけ。とにかく早く意思決定して処理していくことが重要です。

メールに即レスは必要か?

この方法だと基本的にはメールに即レスしないこととなります。一方で、ビジネスメールは即レスすべきという主張もある。そのほうが仕事ができる人と思われるとの考えらしい。

 

ただし、管理職の立場であれば、次々と生じる事案に対して速やかに意思決定していくことが責務なので、即レスで良いかもしれない。一方、自分が手を動かして作業をする部下のほうは、メールチェックや返信は作業時間を取られるし集中力も途切れるので、本書のような「3210方式」でよいのではないか、と思う。